Dijitalleşen dünyada firmalar hakkında ilk izlenime web siteleri üzerinden sahip olurken kişiler hakkındaki ilk izlenime yazdıkları e-postalar üzerinden sahip oluyoruz. 12 basit adımdan oluşan bir rehber ile hem karşı tarafta profesyonel ve güçlü bir ilk izlenim oluşturabilir, hem de hedeflediğiniz üst pozisyonlara doğru daha sağlam yol alabilirsiniz.
1- Selamlama
Bir ortama girdiğiniz zaman nasıl ki selam verirseniz, yazdığınız her e-postada da selamlama ile başlamanız gerekir. Selamlama Kime/To alanındaki kişilerin hepsine yapılır.
2- Kişilerin Sıralaması
Birden çok kişiye e-posta gönderecekseniz, adresleri hiyerarşik sıraya göre yazmalısınız. Hiyerarşik düzende yukarda olan önce yazılır. Genel müdür, genel müdür yardımcısı, bölüm müdürü, bölüm yöneticisi…
3- Kopya (CC) Alanı kullanımı
Kopya alanında konu ile ilgisi ya da takip görevi olan kişiler yer almalıdır.
4- İçerik
E-posta yazdığınız kişinin de sizin kadar az vakti var ve günde sizin kadar çok e-posta alıyor. Bu sebeple içerik olabildiğince kısa, amaca yönelik ve net olmalı. Cümlelerin başı sonu belli ve mümkünse kısa paragraflar halinde olmalıdır.
5- Yazım Üslubu
Özel isimlerin baş harfleri mutlaka büyük yazılmalıdır. Aydın Bey, Meryem Hanım vs
Anlaşılmayan kısaltmalar chat ortamlarında bırakılmalıdır.
Yüz yüze konuşurken bağırmak neyse büyük harflerle yazmak odur. Bu sebeple küçük harflerle devam edelim.
6- “Tümünü Yanıtla”mak
Çoklu bir gruba gelen bir e-postaya herkes “teşekkürler” yazarsa e-posta kutularında bir anda çöplük oluşur. Tümünü Yanıtla yerine konunun muhatabına “teşekkürler” yazmak hem kirliliği engeller hem de naziktir.
7- İmla & Dilbilgisi Kullanımı
Gereksiz nokta, virgül ve özellikle ünlem kullanımında dikkatli olmalıyız. Her yerde üç nokta kullanılmaz. Özellikle okuyanın yorumuna bırakılmışsa üç nokta kullanımı uygundur.
Ünlem önem arz eder. Üç tane ünlem ya da çok sayıda ünlem kullanımı ya sinir göstergesi ya da nezaketsizliktir.
Dil bilgisi ve imla kurallarına olan uyumunuz (-de'lerin, -ki'lerin, büyük ve küçük harflerin, apostrofların kullanımı) ne kadar okur-yazar olduğunuzun net göstergesidir.
8- Acil Bildirimi
Öncelikle e-postalara Banner gibi davranamayız. Kendimizi ifade etmek için ya da acil olduğunu belirtmek için Konu alanına *!!!ÖNEMLİ!!!* gibi şeyler yazıyoruz. Bunlar yetmezmiş gibi e-posta içinde fosforlu renk ile işaretliyoruz.
Acil ve Önemli bildirimi için kırmızı ünlem işaretini tıklamamız yeterli olacaktır. Eğer gönderdiğimiz e-postanın konusu çok acil ve gözden kaçacağını düşünüyorsak, ilgilisini telefon ile arayıp durumu kısaca anlatabiliriz. Konunun muhatabı bir birim/bölüm ise; ilgili birim/bölüm yöneticisini, sizin bölümün yöneticisi arayıp konuyu bildirebilir.
9- Profesyonellik
Özellikle yazılı ortamlarda herkes profesyoneldir. Baş başa olduğunuz zaman birbirinize nasıl hitap ettiğinizden bağımsız olarak, kimse kimsenin canı, hayatı, güzeli ve –cığımı/-ciğimi olamaz.
10- Ek Gönderimi
Büyük boyutlarda ek göndermek yerine, dosyanın indirilebilir olduğu bağlantı adresini (link) paylaşmak tercih edilmelidir. Dosya paylaşmak gerekli ise, dosyayı yaygın kullanılan formatlarda paylaşmak doğrudur.
Bu konu ile ilgili en önemli noktalardan biri, yüksek boyutlu bir e-postaya cevap verirken eklere tekrar yer vermemektir.
11- Gözden Geçirme
Gönder’e tıklamadan önce son bir kez okumak ve istediğim mesajı verebiliyor muyum, daha kısa ifade edilebilir mi diye gözden geçirmekte fayda var.
12- Okunduğu Gibi Yazılmayanlar
